Organizacja imprez

ORGANIZACJA IMPREZ, ZAWODÓW, TURNIEJÓW

Poniżej przedstawiamy krok po kroku co należy wykonać aby zorganizować imprezę , zawody czy turniej w Hali Sportowej Tęcza lub na zewnętrznych obiektach hali sportowej. Zastosowanie się do wytycznych pozwoli szybko i bez nieporozumień wynająć nasze obiekty na potrzeby organizacji imprez.

I. Imprezy, zawody, turnieje w hali sportowej.

1. Zapoznać się z Regulaminem Hali Sportowej przy Szkole Podstawowej nr 3 oraz Regulaminem Korzystania z Pomieszczeń Hali.

2. Ustalić, zarezerwować termin imprezy w recepcji hali sportowej lub z kierownikiem hali podając niezbędną ilość godzin trwania imprezy ( w przypadku organizacji imprezy w dni powszednie, w godzinach działalności szkół należy uzyskać w pierwszej kolejności zgodę koordynatora wykorzystania boisk w hali sportowej tj. dyrektora szkoły podstawowej nr 3, a potem kierownika hali sportowej).

3. Uzgodnić z kierownikiem hali sportowej lub kierownikiem recepcji szczegóły przeprowadzenia imprezy przedstawiając:

• osoby odpowiedzialne za organizację imprezy (osoby decyzyjne),
• nazwę imprezy,
• opis imprezy (scenariusz),
• ilość uczestników,
• zapotrzebowanie na sprzęt sportowy i dodatkowe wyposażenie (dostępne w hali) pomocne przy organizacji imprezy np. krzesła, stoły, tablice informacyjne itp.,
• ilość szatni i dodatkowych pomieszczeń (sala kawiarniana, bufet, pokój sędziów itp.) niezbędnych podczas imprezy,
• działania dodatkowe jakie organizator poczyni w celu przygotowania, przeprowadzenia i zakończenia imprezy (np. ustalenie godziny i terminu przygotowania obiektu i boisk do imprezy, utworzenia biura zawodów, punktu informacyjnego, ustawienia lub wywieszenia banerów, plakatów, flag, miejsc dożywiania, nagłośnienia, sprzątanie po imprezie (np. dekoracji, banerów, flag, butelek po napojach, kartonów i innych rzeczy i przedmiotów wykorzystanych podczas organizacji imprezy a nie będących na wyposażeniu hali sportowej),
• godzinę otwarcia hali sportowej w celu przyjęcia, rejestracji uczestników imprezy.

4. Wynegocjować z kierownikiem hali stawkę opłatę za organizację imprezy w hali sportowej.

5. Najpóźniej na tydzień przed planowanym przeprowadzeniem imprezy podpisać umowę o organizacji imprezy w hali sportowej.

II. Imprezy, zawody, turnieje na obiektach zewnętrznych.

1. Zapoznać się z Regulaminem Boiska ORLIK – 2012, Regulaminem Korzystania z Obiektu Lekkoatletycznego „Królowa Sportu” Regulaminem Zespołu Boisk Sportowych przy ulicy Lubelskiej, Regulaminem Złotoryskiego Zalewu oraz Stadionu Miejskiego przy ul. Sportowej.

2. Ustalić, zarezerwować termin imprezy w recepcji hali sportowej lub z kierownikiem hali podając niezbędną ilość godzin trwania imprezy ( w przypadku organizacji imprezy w dni powszednie, w godzinach działalności szkół należy uzyskać w pierwszej kolejności zgodę koordynatora wykorzystania boisk w hali sportowej tj. dyrektora szkoły podstawowej nr 3, a potem kierownika hali sportowej).

3. Uzgodnić z kierownikiem hali sportowej lub kierownikiem recepcji szczegóły przeprowadzenia imprezy podając:

• nazwę imprezy,
• opis imprezy (scenariusz),
• ilość uczestników,
• zapotrzebowanie na sprzęt sportowy i dodatkowe wyposażenie (dostępne na boiskach) pomocne przy organizacji imprezy np. krzesła, stoły, tablice informacyjne itp., ilość szatni ( w przypadku boiska Orlik 2012) niezbędnych podczas imprezy,
• działania dodatkowe jakie organizator poczyni w celu przygotowania, przeprowadzenia i zakończenia imprezy (np. ustalenie godziny i terminu przygotowania obiektu i boisk do imprezy, utworzenia biura zawodów, punktu informacyjnego, ustawienia lub wywieszenia banerów, plakatów, flag, miejsc dożywiania, nagłośnienia, sprzątanie po imprezie (np. dekoracji, banerów, flag, butelek po napojach, kartonów i innych rzeczy i przedmiotów wykorzystanych podczas organizacji imprezy a nie będących na wyposażeniu zewnętrznych boisk sportowych, itp.),
• osoby odpowiedzialne za organizację imprezy (osoby decyzyjne).

4. Najpóźniej na tydzień przed planowanym przeprowadzeniem imprezy podpisać oświadczenie umowę o organizacji imprezy na boiskach zewnętrznych hali sportowej.